La denominada Apostilla de la Haya consiste en colocar en un documento público una anotación -o Apostilla- que certifica la autenticidad de la firma en los documentos públicos que hayan sido expedidos en un país firmante del XII Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961. Esto implica que el documento apostillado tendrá plena eficacia en otro país adherido al dicho Convenio, sin que sea necesaria ninguna autentificación posterior.
El Ministerio de Justicia, en su página web, dedica un espacio a explicar con detalle en qué consiste, qué documentos pueden apostillarse y quiénes son los encargados de hacerlo.
¿Qué paises están adheridos al Convenio?
Existe un listado de los Estados firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961, elaborado por el Ministerio de Justicia a partir del propio Convenio.
¿Qué documentos pueden apostillarse?
Se trata de documentos públicos, como los a) documentos judiciales, esto es, documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial. Y los b) documentos administrativos: Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
Sin embargo, no se aplicará a:
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• los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
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• los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
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• los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.
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• Certificados negativos de antecedentes penales de ciudadanos españoles que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea y documentos sobre ciudadanos españoles expedidos por los Registros Civiles españoles, incluidos los consulares, que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea.
¿Quién puede solicitarlo o presentarlo? Puede solicitar la Apostilla de la Haya cualquier portador de un documento público cuya autenticidad desee certificar.
En España las autoridades competentes para certificar la autenticidad de un documento mediante la apostilla vienen establecidas por el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre (LA LEY 21163/2011). Se distingue por el tipo de documento, por ejemplo: documentos administrativos, notariales, judiciales, etc.
¿Dónde se puede acudir para apostillar un documento?
Según lo indicado en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre (LA LEY 21163/2011), por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961, se puede acudir para apostillar un documento a diferentes lugares, información que pueden consultar a través de este ENLACE.
¿Y los documentos emitidos con firma electrónica?
Según advierte el Mº de Justicia en su página web, los documentos con algún tipo de firma electrónica requieren para su apostillado de unos desarrollos informáticos que hasta el momento no están disponibles en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia y en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla. Por esta razón, para realizar el trámite de apostilla de documentos digitales es necesario presentar el documento con firma manuscrita del emisor.
Además, la página del Mº de Justicia ofrece los formularios asociados para la solicitud de la apostilla y la posiblidad de presentar dicha solicitud con carácter presencial o por correo.